Cuando hablamos de los flujos de información que generan las empresas, la gestión documental se presenta como una estrategia necesaria para garantizar la integridad de la documentación (PDF, Words, Excel, audios, videos, planos, entre otros). Más que una estrategia del mercado, es una auténtica estrategia de transformación digital que se ha producido en los últimos tiempos. 

Lo cierto es que se trata de una de las áreas de la actividad empresarial con mayor tendencia. Todo ello porque el volumen de información y documentación que generan las compañías puede verse afectado seriamente si no se gestionan de forma adecuada. 

En ese sentido, conozcamos a profundidad qué es y en qué consiste la gestión documental dentro del funcionamiento de una empresa. Pero, el por qué cada día son más los negocios que se interesan por conocer e implementar una programa de gestión de este tipo. 

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental en las compañías es el conjunto de procesos y acciones de una empresa para generar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documentación. Conocida también como Document Management System (DMS, por sus siglas en inglés), se ha convertido en una necesidad para la actividad empresarial, independientemente del tamaño o del sector económico al que pertenezca la empresa. 

Un programa de gestión documental no es más que una herramienta que dinamiza el control documental de forma evidente, preservando la integridad de la información. Todo ello con el propósito de agilizar su recuperación y facilitar el trabajo con los documentos.

Lea también ¿Qué es la seguridad en Internet y cómo garantizarla?

¿Por qué es importante para las empresas?

La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.

De modo que su importancia radica en la posibilidad de poder hacer una recuperación de documentos sin provocar numerosos trastornos en la gestión empresarial. Así como en el resguardo de la seguridad y de la integridad de todos los documentos emitidos por la empresa. 

¿Para qué sirve la gestión documental?

Si comprendemos la perspectiva de que la gestión documental está arraigada en la cotidianeidad de las empresas, el reto estará entonces en administrar de manera eficiente. Y es que además de facilitar que todos los documentos de la plantilla estén localizados en una misma plataforma, la gestión documental sirve para: 

• Registro de autoría y cambios: el programa recoge la autoría de los documentos así como todos los cambios que se han realizado en los mismos.
• Menos riesgo de pérdida de información: el almacenamiento centralizado y los protocolos de prevención de pérdida documental reducen el riesgo de extravío o dispersión de la información.
• Intercambio de documentación: la cooperación entre departamentos y/o empleados es más rápida y segura. Un software de control documental posibilita que se encuentre en segundos cualquier archivo y desde cualquier lugar. Además permite la búsqueda masiva y la previsualización.
• Coordinación de la edición simultánea: cuando varios empleados trabajan simultáneamente en un mismo documento, el programa evita que se pierdan modificaciones o revisiones.
• Recuperación de versiones anteriores: es el conocido como roll-back y permite recuperar una versión anterior del documento para evitar su pérdida en caso de error.

Con esto queda en manifiesto que la gestión documental digital replica los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos. Al hacer uso de un sistema de este tipo se agilizan todos los procesos digitales de la compañía. 

Para conocer más información sobre cómo adquirir e implementar una estrategia de este tipo, Certisur pone a su disposición la mejor información para ayudarle a mantenerse en la vanguardia de la transformación.