La digitalización de documentos es una tendencia que ha llegado para quedarse en el mundo empresarial: son cada vez más las compañías que están optando por migrar de un formato físico a uno digital toda la documentación que poseen, buscando así no solo elevar su eficiencia y velocidad de respuesta, sino también sus estándares de seguridad y disponibilidad.

Ahora, ahondaremos en cada uno de los beneficios que la digitalización de documentos le trae a una empresa:

Disponibilidad

Mientras que, en las empresas que aún dependen íntegramente del papel, la búsqueda y el acceso a la información es tremendamente lento y desorganizado, gracias a la digitalización de documentos éstos se vuelven muy sencillos.

Tener que rebuscar entre filas interminables de papeles gastados y desordenados es cosa del pasado; la digitalización permite tenerlo todo almacenado en un mismo lugar, siguiendo un exhaustivo sistema de índices y carpetas que facilitan la búsqueda de información enormemente.

Orden

Y es que otro de los beneficios de la digitalización de documentos se encuentra en el apartado del orden, puesto que éste ya no depende de un factor humano, sino que es una computadora la que se encarga de organizarlo todo.

Con títulos, descripciones, fechas y estados de validez, se elaboran carpetas y archivos prolijos, los cuales pueden ser hallados con muy pocos clicks, ingresando tan solo alguna palabra clave o fecha de referencia.

Seguridad

Pero semejantes capacidades de almacenamiento y disponibilidad serían irrelevantes sin niveles iguales o superiores de seguridad. La información es extremadamente valiosa para cualquier compañía, por lo que garantizar su integridad debería ser un tópico central en sus agendas.

Perdurabilidad

Hay una realidad, y es que el papel no es conocido por ser un medio de soporte muy resistente. Se rompe, se quema, se gasta, se ensucia, se arruga… La lista es eterna. Y es por eso que, en la constante búsqueda de las compañías por garantizar que su información sea lo más duradera posible, cada vez más de ellas están recurriendo a la digitalización de documentos.

Arruinar un documento en formato digital es infinitamente más difícil que hacerlo con uno impreso en papel, gracias a toda la seguridad que la digitalización de documentos provee, como ya se ha mencionado.

Medio ambiente

Esa no es la única contra que tiene el papel como medio de soporte, Hay algo innegable, y es que la industria papelera es, probablemente, una de las más dañinas para el medio ambiente.

Es por eso que muchas empresas recurren a la digitalización de documentos. De esa manera, no solo pueden deshacerse de todo el papel que tenían almacenado, sino también dejar de consumirlo, lo cual, con el paso del tiempo, y cuantas más empresas lo implementen, supondrá un cambio significativo para el medio ambiente.

Intercambiar y compartir

Con la digitalización de documentos, el envío de los mismos se simplifica enormemente. Mientras que antes se los debía cargar en persona hasta su destino, o enviarlos por correo y perder mucho tiempo en el proceso, los documentos digitales pueden enviarse de manera casi instantánea -y mucho más segura-con unos pocos clicks.

Por lo tanto, en vista de todos estos beneficios, si tu empresa cuenta con mucha documentación en formato físico y te interesaría digitalizarla, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de LEFASOC.

Con sus muchos años de experiencia y casos de éxito comprobables, están formados para asistir a cada cliente de manera personalizada, asegurándose de aconsejar con los métodos de digitalización que más se adapten a sus planes de negocio y funcionamiento.

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